5 Schritte zur erfolgreichen Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung kann Ihre Prozesse schneller, effizienter und kostengünstiger machen. Unternehmen in Deutschland setzen zunehmend auf Automatisierung, um Fachkräftemangel zu bewältigen und Fehler zu reduzieren. Mit diesen 5 Schritten gelingt die Umsetzung:

1. Prozesse analysieren: Dokumentieren Sie bestehende Abläufe, identifizieren Sie Engpässe und messen Sie wichtige Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Fehlerquote.
2. Software auswählen: Entscheiden Sie sich zwischen Standard- oder maßgeschneiderten Lösungen. Achten Sie auf DSGVO-Konformität, Integration und Skalierbarkeit.
3. Automatisierung implementieren: Nutzen Sie agile Methoden und integrieren Sie die Software nahtlos in Ihre IT-Systeme.
4. Testen und ausrollen: Starten Sie mit Pilottests, schulen Sie Ihre Teams und sammeln Sie Feedback, um die Einführung zu optimieren.
5. Überwachen und verbessern: Verfolgen Sie Kennzahlen wie Systemverfügbarkeit und Prozessgeschwindigkeit, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Tipp: Beginnen Sie mit kleinen Projekten, um erste Erfolge zu erzielen und Ihre Automatisierung schrittweise auszubauen.

Vergleich von maßgeschneiderter und Standardsoftware:

Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit der richtigen Strategie und Software können Sie Ihre Effizienz steigern und langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.

Geschäftsprozesse richtig automatisieren | Digitale Workflows für dein Business

Schritt 1: Prozesse erfassen und analysieren

Um Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und messbare Fortschritte zu erzielen, ist es entscheidend, Ihre Prozesse gründlich zu dokumentieren und zu analysieren.

Aktuelle Arbeitsabläufe dokumentieren

Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Prozesse systematisch zu erfassen. Dabei sollten Sie den gesamten Prozessumfang, die beteiligten Mitarbeiter sowie deren Verantwortlichkeiten klar definieren. Geschäftsprozessmodell und Notation (BPMN) ist eine bewährte Methode, um Arbeitsabläufe anschaulich und strukturiert darzustellen.

Hier ist eine empfohlene Vorgehensweise für die Prozessdokumentation:

• Informationssammlung:
  Führen Sie Gespräche mit den beteiligten Personen und beobachten Sie die Abläufe in der Praxis. Dabei sollten Sie folgende Punkte dokumentieren:
  • Einzelne Schritte des Prozesses
  • Eingesetzte Systeme und Tools
  • Schnittstellen zwischen Abteilungen
  • Probleme, die häufig auftreten
• Visuelle Darstellung:
  Nutzen Sie standardisierte Methoden wie BPMN, um die Prozesse grafisch abzubilden. Moderne Tools, die auf KI basieren, können diesen Schritt erheblich erleichtern.

Prozessleistung messen

Um den Erfolg Ihrer Workflows zu bewerten, sollten spezifische Kennzahlen (KPIs) herangezogen werden. Diese helfen dabei, die Effizienz und mögliche Schwachstellen Ihrer Prozesse zu identifizieren:

"Die Prozessdokumentation erklärt dem Benutzer, wie ein Prozess, der Teil der Arbeit Ihrer Organisation ist, auszuführen ist. Wir sprechen hier nicht von einem schnellen Überblick. Die Prozessdokumentation ist detailliert und schrittweise. Sie kann auch Informationen in verschiedenen Formen darstellen, z. B. in Form von Checklisten oder Flussdiagrammen."
- Atlassian

Achten Sie bei Ihrer Analyse besonders auf folgende Punkte:

• Engpässe im Prozess
• Doppelte oder überflüssige Arbeitsschritte
• Manuelle, sich wiederholende Aufgaben
• Häufige Fehlerquellen

Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage, um gezielt Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Im nächsten Schritt geht es darum, die richtige Software für Ihre Anforderungen auszuwählen.

Schritt 2: Automatisierungssoftware auswählen

Nachdem Sie Ihre Prozesse analysiert haben, ist es an der Zeit, eine Automatisierungssoftware auszuwählen, die sowohl den Datenschutzrichtlinien entspricht als auch nahtlos in Ihre Systeme integriert werden kann. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass die Lösung Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt.

Wichtige Kriterien für die Softwareauswahl

Bei der Auswahl der passenden Automatisierungssoftware sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie entscheidend die Wahl der richtigen Software sein kann: Ein Medizintechnikunternehmen hat seine manuelle, Excel-basierte Dokumentenprüfung durch einen automatisierten Workflow ersetzt. Das Ergebnis? Weniger Fehler und eine deutlich verbesserte Nachvollziehbarkeit der Prüfungen.

Nutzen Sie diese Kriterien, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden - sei es eine maßgeschneiderte oder eine vorgefertigte Software.

Maßgeschneiderte vs. vorgefertigte Softwarelösungen

Die Entscheidung zwischen einer individuellen und einer Standardlösung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Hier ein Vergleich der beiden Ansätze:

Individuelle Softwarelösung:

• Perfekt auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten.
• Volle Kontrolle über Sicherheits- und Datenschutzaspekte.
• Flexibel und anpassbar an zukünftige Anforderungen.
• Höhere Anfangsinvestitionen nötig.

Standardsoftware:

• Schnelle Implementierung möglich.
• Geringere Einstiegskosten.
• Sofortiger Zugriff auf Support und Updates.
• Begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung.

Wichtige Überlegungen für Ihre Entscheidung

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Prozessanalyse: Analysieren Sie die Geschäftsprozesse, die Sie optimieren möchten, und definieren Sie deren Anforderungen.
• Kostenvergleich: Berücksichtigen Sie sowohl die Anfangsinvestitionen als auch die laufenden Kosten.
• Integrationsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel ist.

Interessant ist, dass über 68 % der Teams selten oder nie den ROI ihrer IT-Initiativen messen. Beginnen Sie daher mit einem klar abgegrenzten Bereich, um erste Erfahrungen zu sammeln und den Erfolg Ihrer Automatisierung besser bewerten zu können.

Schritt 3: Automatisierung aufbauen und implementieren

Damit die Automatisierung erfolgreich umgesetzt wird, braucht es einen klaren Plan, der sowohl flexible Arbeitsweisen als auch eine reibungslose Integration in bestehende Systeme berücksichtigt.

Agile Methoden nutzen

Agile Methoden spielen eine zentrale Rolle, um den Automatisierungsprozess effizient zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Phasen und ihre Vorteile:

Ein entscheidender Punkt ist die ständige Abstimmung mit allen Beteiligten. So behalten Sie den Überblick über den Fortschritt und können frühzeitig Anpassungen vornehmen. Nach der agilen Entwicklung folgt die technische Integration in die bestehenden Systeme.

Integration in bestehende Systeme

Die Automatisierung muss nahtlos in Ihre IT-Landschaft eingebettet werden. Dabei sind einige technische und organisatorische Aspekte besonders wichtig.

Technische Integration:

• API-Schnittstellen integrieren, um Daten in Echtzeit zu synchronisieren
• Sicherstellen, dass ERP- und CRM-Systeme kompatibel sind
• Ein stabiles Datenmanagement einrichten, um Fehler zu minimieren

Datenflüsse und Workflows definieren:

Legen Sie die Datenströme fest, automatisieren Sie Statusupdates und implementieren Sie Benachrichtigungssysteme. Die Skalierbarkeit spielt dabei eine Schlüsselrolle - der Markt für Workflow-Management wächst jährlich um 30,6 %.

Praktische Tipps für die Umsetzung:

• Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem kleineren Bereich
• Schulen Sie Ihre Teams regelmäßig im Umgang mit den neuen Systemen
• Überwachen Sie die Systemleistung kontinuierlich
• Nutzen Sie das Feedback der Anwender, um Verbesserungen umzusetzen

Eine erfolgreiche Automatisierung erfordert sorgfältige Planung und konsequente Umsetzung. Durch die Kombination von agilen Methoden und einer durchdachten technischen Integration schaffen Sie eine solide Basis für langfristige Prozessverbesserungen.

Schritt 4: Testen und Ausrollen

Das Testen und schrittweise Einführen automatisierter Workflows ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Hierbei spielen Pilottests und die Einbindung der Mitarbeiter eine zentrale Rolle.

Pilottests durchführen

Ein gelungener Pilottest erfordert eine klare Strategie und definierte Erfolgskriterien. Besonders wichtig ist es, folgende Aspekte im Blick zu behalten:

Automatisierte Workflows können direkte Kosten um mehr als 30 % senken und Genehmigungszyklen halbieren. Ein Beispiel aus der Lebensmittelindustrie zeigt, wie die Automatisierung der Etikettierung nicht nur Fehler bei Nährwertangaben reduzierte, sondern auch das Risiko von Produktrückrufen deutlich minderte.

Die Ergebnisse dieser Tests dienen als Grundlage für die nächste Phase: die Schulung der Mitarbeiter und den Aufbau langfristiger Unterstützung.

Teams schulen und Unterstützung sichern

Die Einbindung der Mitarbeiter von Anfang an ist entscheidend. Eine Deloitte-Studie mit über 400 Unternehmen zeigt, dass die größten Herausforderungen oft nicht technischer Natur sind, sondern in den Arbeitskulturen liegen.

"Das größte Problem ist nicht die Technologie, sondern kulturelle Einschränkungen. Es geht darum, häufige Fallstricke und Herausforderungen zu überwinden. Damit Unternehmen wachsen können, müssen sie ihre Prozesse optimieren und ihre Lösungen beschleunigen - das geht nur durch den Aufbau ihres Automatisierungsteams." - Tony IA

Für eine erfolgreiche Einführung bieten sich folgende Maßnahmen an:

• Entwicklung eines standardisierten Schulungskonzepts
• Regelmäßige Feedback-Runden mit den Teams
• Transparente Kommunikation der Ziele und Vorteile
• Individuelles Coaching für Schlüsselpersonen

Die Ergebnisse sollten kontinuierlich überwacht werden. Ein Beispiel: Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses konnte die HR-Abteilung entlastet werden und sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Wichtige Kennzahlen zur Erfolgsmessung sind:

• Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Verbesserung der Produktqualität
• Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Eine gründliche Schulung und die konsequente Überwachung der Ergebnisse sichern die nachhaltige Nutzung automatisierter Workflows.

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Schritt 5: Überwachen und Verbessern

Leistungskennzahlen verfolgen

Nach dem erfolgreichen Testen und Implementieren automatisierter Workflows ist die kontinuierliche Überwachung ein Muss. Interessanterweise zeigen Studien, dass ein einzelner automatisierter Prozess im Durchschnitt sechsmal pro Jahr gewartet werden muss, was etwa 120 Stunden Ausfallzeit bedeutet. Mit einer durchschnittlichen Verfügbarkeit von 92 % können sich bei größeren Automatisierungsprojekten spürbare Effizienzverluste ergeben.

Zu den wichtigsten Kennzahlen, die Sie im Blick behalten sollten, gehören:

• Break-Fix-Zyklen: Wie oft sind Wartungseingriffe nötig?
• Systemverfügbarkeit: Wie hoch ist der Anteil der Betriebszeit?
• Prozessgeschwindigkeit: Wie schnell laufen die Prozesse im Vergleich zur ursprünglichen Situation?
• Fehlerquote: Wie viele Fehler treten pro 100 Durchläufe auf?

"Die Messung des ROI über einen längeren Zeitraum ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie gibt Aufschluss darüber, ob die Investitionen genügend Einnahmen oder Einsparungen generieren, um die anfänglichen Kosten zu rechtfertigen." - Entscheidungen.de

Diese Kennzahlen liefern nicht nur Einblicke in die aktuelle Effektivität Ihrer Automatisierung, sondern dienen auch als Grundlage für gezielte Verbesserungen.

Automatisierung ausweiten

Wenn die Überwachung der Kennzahlen stabil läuft, ist es an der Zeit, die Automatisierung weiter auszubauen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass 88 % der Unternehmensleiter planen, ihre Investitionen in KI-gestützte Prozessoptimierung zu erhöhen.

Die Erweiterung erfolgt in zwei wesentlichen Schritten:

1. Prozessanalyse und Skalierungsplan
   Analysieren Sie weitere Prozesse, die automatisiert werden können, und entwickeln Sie einen klaren Plan mit definierten Meilensteinen. Ein zentrales System für Logging und Alerts kann dabei helfen, Wartungszeiten zu minimieren.

"KI-gestützte Workflow-Automatisierung kann Probleme bei verschiedenen Geschäftsprozessen lösen, die Routineaufgaben wie Dateneingabe, Analyse, Entscheidungsfindung, Prozessoptimierung und Verkürzung der Time-to-Market umfassen." - McKinsey-Studie

Ein Beispiel zeigt, wie effektiv dies sein kann: Ein führendes Unternehmen der PC-Branche senkte mithilfe von KI-gestützter Automatisierung seine Betriebskosten um 2,2 Mio. € und reduzierte die Prozesszeiten um 45 %.

Für eine erfolgreiche Erweiterung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Dokumentation aller Datenformate,
• Transparenz bei Abhängigkeiten zwischen Systemen,
• Automatisierte Qualitätskontrollen,
• Frühzeitige Planung von Schulungen für neue Prozesse.

Durch die konsequente Überwachung und Verbesserung Ihrer Workflows können Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.

Fazit: Nächste Schritte zum Automatisierungserfolg

Workflow-Automatisierung ist mehr als nur Technologie - es erfordert eine durchdachte Strategie. Laut Studien können Unternehmen durch die Automatisierung manueller Prozesse ihre Kosten um 10-50 % senken. Besonders der Finanzsektor profitiert: Hier können Prozess- und Abrechnungskosten um bis zu 60 % reduziert werden. Im HR-Bereich lassen sich die Gehaltsabrechnungskosten sogar um bis zu 80 % senken.

Ein Beispiel: Im Januar 2025 führte ITEXON ein speziell entwickeltes Verkaufs- und Lagerverwaltungssystem ein. Das Ergebnis? Innerhalb der ersten Woche wurden keine Fehler mehr registriert - im Vergleich zu vorher durchschnittlich 20 Fehlern. Solche beeindruckenden Ergebnisse zeigen, was mit klaren Schritten und strategischem Vorgehen möglich ist.

Wie können Sie diesen Erfolg weiter ausbauen? Hier einige zentrale Ansätze:

• Prozesse analysieren und optimieren: Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben und setzen Sie konkrete Optimierungsziele.
• Technische Infrastruktur aufbauen: Investieren Sie in eine skalierbare und zukunftssichere Basis. Der Markt für Workflow-Management-Systeme wächst derzeit mit einer jährlichen Rate von 30,6 %.

Digitalisierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Weg. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Partnern können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten - und sich so einen echten Vorsprung im Wettbewerb sichern.

FAQs

Wie finde ich heraus, welche Geschäftsprozesse sich am besten für die Automatisierung eignen?

Wie identifiziert man Prozesse für die Automatisierung?

Um herauszufinden, welche Prozesse sich für die Automatisierung eignen, sollten Sie zuerst eine vollständige Übersicht über alle Abläufe in Ihrem Unternehmen erstellen. Danach können Sie analysieren, welche Prozesse bestimmte Eigenschaften aufweisen, die sie zu guten Kandidaten für die Automatisierung machen. Hier sind einige wichtige Merkmale:

• Hoher Zeitaufwand: Prozesse, die viel manuelle Arbeit beanspruchen und dadurch Ressourcen binden.
• Wiederholbare Aufgaben: Tätigkeiten, die regelmäßig oder in großen Mengen durchgeführt werden müssen.
• Fehleranfälligkeit: Abläufe, bei denen häufig menschliche Fehler auftreten, was die Qualität beeinträchtigen kann.
• Datenintensive Prozesse: Aufgaben, die mit großen Datenmengen oder mehreren Datenquellen arbeiten.
• Komplexität: Vorgänge, die viele Schritte oder Beteiligte umfassen und dadurch schwer zu managen sind.

Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen Automatisierung spürbare Verbesserungen bringen kann - sei es durch Zeitersparnis, die Reduktion von Fehlern oder die Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Besonders wichtig sind Prozesse, die für interne oder externe Prüfungen relevant sind. Hier sind Präzision und Nachvollziehbarkeit von entscheidender Bedeutung.

Warum ist DSGVO-Konformität bei der Auswahl von Automatisierungssoftware wichtig, und wie kann ich sicherstellen, dass meine Software den Anforderungen entspricht?

Warum DSGVO-Konformität bei Automatisierungssoftware wichtig ist

Die Einhaltung der DSGVO spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten zu sichern. Deshalb ist es bei der Auswahl von Automatisierungssoftware entscheidend, darauf zu achten, dass die Lösung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und Daten sicher verarbeitet.

Um sicherzugehen, dass Ihre Software DSGVO-konform ist, sollten Sie prüfen, ob sie folgende Funktionen bietet:

• Datenverschlüsselung: Schützt sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff.
• Datenminimierung: Stellt sicher, dass nur die wirklich notwendigen Daten erhoben und verarbeitet werden.
• Transparenz bei der Datennutzung: Ermöglicht einen klaren Überblick darüber, wie und wofür Daten verwendet werden.

Zusätzlich ist es sinnvoll, den Anbieter nach Zertifizierungen oder Nachweisen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben zu fragen. Ein Blick in die Datenschutzrichtlinien und -praktiken des Anbieters kann Ihnen ebenfalls helfen, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bewerten.

Wie kann ich den Erfolg und den ROI meiner Workflow-Automatisierung messen und verbessern?

Erfolg und ROI der Workflow-Automatisierung messen

Um sicherzustellen, dass Ihre Workflow-Automatisierung nicht nur effizient läuft, sondern auch tatsächlich den gewünschten Mehrwert bringt, sollten Sie einige wichtige Schritte beachten:

• Klare Ziele und KPIs definieren: Überlegen Sie sich von Anfang an, was Sie erreichen möchten. Wollen Sie Zeit sparen, Kosten senken oder die Produktivität steigern? Legen Sie dazu konkrete Kennzahlen fest, an denen Sie den Erfolg messen können.
• Daten vor und nach der Automatisierung erfassen: Sammeln Sie Basisdaten vor der Implementierung, um später genau nachvollziehen zu können, welche Verbesserungen die Automatisierung gebracht hat.
• Regelmäßige Überwachung der Ergebnisse: Nutzen Sie Berichte oder Dashboards, um die Leistung der automatisierten Prozesse im Blick zu behalten. So können Sie frühzeitig erkennen, ob Anpassungen nötig sind.

Wichtige Kennzahlen, die Sie dabei im Auge behalten sollten, sind unter anderem Kosteneinsparungen, Effizienzgewinne, Umsatzsteigerungen und Risikoreduzierung. Indem Sie Ihre Automatisierung regelmäßig überprüfen und optimieren, stellen Sie sicher, dass sie auch langfristig den maximalen Nutzen liefert.